Moduł workflow wraz z modułami towarzyszącymi, służy do budowy i uruchomienia dedykowanych systemów elektronicznego przepływu dokumentów i zadań. Rozwiązania DGA w ramach jednego środowiska zapewniają możliwość projektowania, uruchomienia, kontroli i optymalizacji wszystkich działań, zarówno realizowanych przez pracowników, jak i wspieranych przez systemy informatyczne. Wykorzystanie oprogramowania DGA upraszcza stosowanie przyjętych procedur działania, przyspiesza komunikację między pracownikami oraz integruje dane z różnych systemów zapewniając pełną kontrolę oraz możliwość analizy procesów w oparciu o rzeczywiste dane liczbowe. Wdrożenie systemu DGA to przede wszystkim wymierne korzyści w obszarach generujących szczególnie nieuzasadnione koszty.

Zapewnienie zgodności realizowanych działań z przyjętymi procedurami. Dzięki połączeniu zaawansowanego modelowania procesów oraz elektronicznego obiegu dokumentów w ramach jednego systemu uzyskuje się wszystkie niezbędne funkcje do zarządzania zarówno procesami realizowanymi ręcznie jak i procesami wspieranymi przez elektroniczny obieg dokumentów. W oparciu o system DGA możliwe jest odwzorowanie i uruchomienie w elektronicznym obiegu dokumentów dowolnie skomplikowanej procedury oraz zablokowanie możliwości wykonywania działań niezgodnie z przyjętymi zasadami (niezgodnych z zaprojektowanym przebiegiem procesu).

Zarządzanie informacją. Kompleksowa obsługa dokumentów w systemie DGA powiązana z obsługą procesów zapewnia pracownikom natychmiastowy dostęp z poziomu przypisanych zadań do wszelkiej informacji niezbędnej do ich wykonania. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się bezpośrednio na realizacji zadania, a korzystanie z systemu jest niezwykle proste. Z wykorzystaniem systemu DGA formularze papierowe zostają zastąpione formularzami elektronicznymi, a wszelkie dokumenty trafiające w formie papierowej mogą natychmiast być przetworzone do wersji elektronicznej i przechowywane w archiwum systemowym.

Lepsza obsługa klienta. System DGA zapewnia natychmiastowy dostęp do aktualnych i historycznych informacji o dokumentach i procesach związanych z Klientem w formie teczki. Umożliwia to zapewnienie stałego poziomu usług dla Klienta oraz natychmiastową odpowiedź o zaawansowaniu realizowanych działań. Możliwość rejestrowania wszelkich kontaktów, automatycznego uruchamiania procesów oraz przypisywania priorytetów związanych z Klientem lub typem sprawy pozwala na wdrożenie polityki obsługi i analizę potrzeb Klientów.
Poprawa efektywności. Stały przegląd realizowanych zadań, możliwość narzucenia ograniczeń czasowych, priorytetów oraz monitoring wykonania i efektywności dają osobom odpowiedzialnym za procesy wszelkie niezbędne informacje do prawidłowego zarządzania całym systemem procesów. Wielopoziomowy mechanizm ostrzegania o zadaniach przeterminowanych, raportowania oraz analizy procesów i dokumentów w systemie DGA udostępnia przekrojową informację o występujących problemach oraz potencjalnych zagrożeniach w procesie.

Sukces każdego wdrożenia. Sukces projektu wdrożenia SEOD / workflow realizowanego przez DGA uwarunkowany jest dostosowaniem wdrażanego rozwiązania do specyfiki Klienta. Rzeczywiste procesy muszą być precyzyjnie odwzorowane w systemie. Nie dopuszczamy sytuacji dostosowywania organizacji do systemu. Wymaga to zastosowania rozwiązań elastycznych, umożliwiających wprowadzanie zmian, konfigurowanie i rekonfigurowanie systemu w możliwie krótkim czasie i integrację z innymi technologiami stosowanymi w organizacji. Do takich rozwiązań należy DGA BPM. W ramach każdego projektu konsultanci DGA budując rozwiązanie zawsze dopasowane do Klienta wykorzystują zarówno swoje wieloletnie doświadczenie jak i modele referencyjne procesów zawierające optymalne rozwiązania problemów występujących w poszczególnych obszarach organizacyjnych.
Dedykowany designer. Wykorzystując moduł workflow istnieje możliwość modyfikowania gotowych procesów oraz formularzy, zgodnie ze zmianami w funkcjonowaniu organizacji. W większości przypadków nie wymaga to realizacji prac programistycznych i angażowania wysokiej klasy specjalistów. Inaczej jest, gdy chodzi o zbudowanie systemu od podstaw lub gruntowną zmianę eksploatowanego systemu. Zawsze wtedy mamy bowiem potrzebę opracowania czegoś więcej niż tylko procesy i formularze. Potrzebujemy odpowiedniego dostosowania struktur bazy danych oraz algorytmów przetwarzania tworzących logikę biznesową systemu.

Natychmiastowy dostęp. Wszelkiego typu dokumenty, po ich zarchiwizowaniu, są natychmiast dostępne do wglądu w ramach uprawnień. Dostęp do dokumentów składowanych w systemie jest możliwy poprzez, przeglądarkę internetową.

Bezpieczeństwo informacji. Wbudowane mechanizmy bezpieczeństwa zapewniają dostęp użytkowników tylko do właściwych dokumentów oraz gwarantują pełną poufność przesyłanych informacji. Wszelka aktywność użytkowników w systemie pozostawia swój ślad w plikach historii.

Integracja. System umożliwia integrację z systemami typu ERP, CRM i ecommerce np. SAP, MFG/PRO, Scala, Siebel i innymi. Dzięki temu użytkownik końcowy ma dostęp do zarchiwizowanych dokumentów bezpośrednio ze swojej, codziennie używanej aplikacji oraz możliwość inicjowania złożonych procesów.
Łatwe wyszukiwanie. Ilość wyświetlanych funkcji jest ograniczana uprawnieniami, przez co przeglądarka może mieć postać prostej wyszukiwarki dokumentów lub zaawansowanego interfejsu administracyjnego. System daje możliwość prostego tworzenia rozszerzenia struktury pól indeksowych opisujących dokument (możliwość dodania pól przez administratora systemu) oraz wyszukiwania dokumentu wg daty, rozmiaru, typu pliku (rozszerzenia) oraz po dowolnych indeksach i cechach opisowych, które zostały wcześniej zdefiniowane w formatce.

Efektywność. W celu zwiększenia efektywności pracy system dokonuje analizy i konwersji plików graficznych zapisanych praktycznie we wszystkich formatach (m.in. BMP, GIF, JPEG, PCX, PNG, TIFF i innych).

Obsługa wielu formatów dokumentów. System wspiera nie tylko formaty graficzne, ale również wiele innych m.in. dokumenty programów Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, pliki typu PDF, Adobe PS (również PS2, PS3), FAX. Istnieje również możliwość przechowywania dokumentów w formatach, których system nie wspiera, zapisywanych i udostępnianych bez dodatkowych konwersji.

Kreator struktury dokumentów. System DGA umożliwia zbudowanie pól opisu dokumentu w zależności od jego typu. Administrator systemu wprowadzając nowy typ dokumentu może określić jego strukturę informacyjną. Pracownicy, w trakcie prac z dokumentem mogą opisywać dokument korzystając z tych pól. Moduł umożliwia zbudowanie pól wyliczeniowych obliczanych automatycznie na podstawie innych indeksów z tego samego lub innych dokumentów.
Odwzorowanie archiwum papierowego. System DGA Archiwum rejestruje miejsca przechowywania dokumentów papierowych oraz daje możliwość późniejszego wyszukiwania papierowych kopii przez użytkownika.
Przetwarzanie wsadowe. DGA Archiwum jest systemem ściśle zorientowanym na przetwarzanie wsadowe i umożliwia administratorowi definiowanie dowolnej ilości typów dokumentów, dzięki czemu operator skanera może szybko poinformować system, jaki typ dokumentu będzie skanowany. DGA Archiwum obsługuje odczyt kodów kreskowych oraz inne metody wspierające proces przetwarzania dokumentów.
Skalowalność. DGA Archiwum jest rozwiązaniem w pełni skalowanym. Umożliwia kosztowo efektywne przetwarzanie w instalacjach średniej wielkości, które mogą zostać w dowolnym momencie rozszerzone do bardzo dużych instalacji.

Skanowanie dokumentów z poziomu interfejsu użytkownika DGA BPM. System DGA umożliwia skanowanie dokumentów z poziomu interfejsu systemu dostępnego przez przeglądarkę internetową. Jeżeli użytkownik ma podłączony skaner, wywołanie opcji skanuj spowoduje zeskanowanie dokumentów umieszczonych na podajniku i podpięcie skanów pod elektroniczny dokument w systemie DGA.

 

Kontakt:
Ryszard Kluska
Dyrektor ds. Rozwiązań Biznesowych
Tel.: (061) 643 52 24
GSM: (+48) 0 601 366 281
e-mail: ryszard.kluska@dga.pl